プロジェクトマネジメントの成功には、ガントチャートとWBSの2つのツールが大切な役割を果たします。両者とも業務プロセスを体系化する手法として知られていますが、その特性や活用方法には大きな違いがあります。
本記事では、それぞれの違いを詳しく解説し、メリットやデメリットを明らかにしながら、状況に応じた最適な活用方法を解説します。

ガントチャートとWBSの違い

プロジェクトを進めるうえで、ガントチャートとWBSはそれぞれ異なる使い道があります。この二つの特徴をよく理解し、上手に組み合わせることで、プロジェクトはより確実に進んでいきます。ここでは、それぞれの特徴と使い方の違いを見ていきましょう。

ガントチャートの特徴と役割

時間の経過に沿って仕事の進み具合を示す図表がガントチャートです。横に時間、縦に作業内容を記入し、全体の進行状況が一目で分かるような構造になっています。個々の作業の期間は棒の形で表され、作業の順番や関連性は矢印で結ばれます。
プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで更新し、計画と実績の差異を確認することで、スケジュールの遅延や問題点を早期に発見できる役割を担っています。また、チームメンバー間での情報共有ツールの大切な機能を果たしています。

WBSの特徴と役割

WBSは、大きな仕事を小さな単位に分けて把握する実践的な計画ツールです。最終目標を一番上に置いて、その達成に向けた実務を段階的に細分化していきます。このような整理方法を使うことで、作業の結びつきが分かりやすくなり、どれだけの時間と人数が必要なのかを現実的に見積もることが可能です。
この手法は、プロジェクトを始める前の準備段階で欠かせない手法として、人員配置や予算組みの基準にもなります。また、作業の取りこぼしを防ぎ、成功に向けた大切な要素を明確化する役割も持ち合わせています。

ガントチャートとWBSの違いから分かるメリットとデメリット

プロジェクト管理ツールとしてのガントチャートとWBSは、互いに違う特性を持ち、活用シーンによって効果が変わってきます。双方の長所・短所を理解することで、より効果的なプロジェクト管理が可能です。ここでは、それぞれのメリットとデメリットを詳しく解説します。

ガントチャートのメリット・デメリット

最大のメリットは、時間の流れに沿って仕事の進み具合が一目で分かる点です。いつまでに何をするのか、今どこまで進んでいるのかが誰でも理解できます。予定の変更も簡単にでき、チーム内での情報共有にも役立ちます。
一方で、作業工数の把握が難しく、タスク間の依存関係も見えづらいのがデメリットです。特に大規模プロジェクトでは、タスクの相互関係が複雑になるため、ガントチャートだけでは十分な管理が困難になることがあります。また、アジャイル開発のような柔軟な開発手法との相性が悪く、頻繁な更新が必要です。

WBSのメリット・デメリット

WBSの最大のメリットは、複雑な業務内容を階層的に分類し、見通しよく整理できる点です。大規模なプロジェクトを小さな単位に分解することで、必要な活動の把握や必要時間の算出を精度高く実施できます。また、要員の適切な配置や資金の効果的な運用も円滑に行えるため、プロジェクト開始前の実行計画には不可欠なメソッドです。
一方で、プロジェクト終盤に近づくにつれて詳細な作業内容の確定が困難になり、随時の調整が必要になってくるデメリットがあります。さらに、作成に相当な手間と労力を要し、各プロジェクトで新たに作り直す必要性があるのも課題です。そして、タイムライン上での進行管理の観点では機能が限定的であり、補完的なツールとの併用が欠かせません。

ガントチャートとWBSの違いを意識した5つの作成手順

プロジェクトの成功を確実にするには、管理ツールを論理的な順番で構築することが欠かせません。まずは業務の大枠を正確に理解し、それを順次具体化していく手法を採用することで、より実践的なマネジメントの基盤を整えることができます。

アップストリームでの作業洗い出し

プロジェクトの開始時では、全容の把握と作業の洗い出しが最優先です。プロジェクトのゴールを明確にした上で、関係者との協議を通じて必要な作業を洗い出していきます。この段階では、制約条件や前提条件も含めて検討し、漏れのない作業リストを作成することが必要です。
さらに、作業間の関連性や順序を意識しておくことが、後工程での効率化につながります。入念に準備を進めることで、手戻りを防止し、プロジェクト全体のスムーズな進行を支えます。

タスクの粒度設定

業務の規模を適正な大きさに区分けすることが、効率的な管理のポイントです。それぞれの作業は、進捗の測定が可能で、管理のしやすい規模である必要があります。目安として、1日から1週間で完遂できる大きさに分割することが理想的です。
同時に、作業の複雑さや専門的要素も加味し、実施者の技能水準に見合った分割を行うことが大切です。具体的な成果物を明示できる単位で作業を設定することにより、進行状況の把握が簡単になります。

下準備としてのWBSの作成

WBSを準備する際は、ツリー状の階層的な構造を活用して、タスクを系統立てて分類していきます。組織の最終目標を起点として、その達成に向けた具体的な業務を順を追って詳細化する中で、個々の作業間の繋がりや前後関係も明確になります。
この段階では、投入できる人材や時間的な制約も同時に精査し、実効性のある行動計画を組み立てることが大切です。作業ごとに必要なスキルや担当部署を明確化し、リソース配分計画を構築します。

WBSを参考にガントチャートを作成

WBSで整理された業務要素を時系列に沿って配置し、具体的な行動計画として落とし込んでいきます。それぞれの作業の順序性や関連性を考慮しながら、無理のない期間設定を行っています。
プロジェクトを成功に導くには、人材面での制約や周辺環境の変化も十分に考慮し、確実に実現できる時間軸を設計することが不可欠です。また、大切な転換点には明確な指標を設定し、進捗確認の基準として活用していきます。

修正を考慮した上での作成

プロジェクトの途中では、予期せぬ変更が生じる可能性があります。そのため、計画には柔軟に修正可能な構造を取り入れることが大切です。余裕を持った日程設定や作業配分を行い、状況の変化に対応できる柔軟性を確保しておきます。
また、定期的な見直しと更新を前提とした運用により、環境の変化に適切に対応できます。進捗状況や課題を速やかに反映できる体制を整備し、実効性のある計画を維持することが大切です。これらの段階的なアプローチにより、プロジェクトの成功確率を向上させ、効率的で柔軟な管理体制を実現することが可能となります。

ガントチャートとWBSの違いを理解した使い分けのメリット

プロジェクト管理で、両ツールの違いを理解し適切に使い分けることは、成功への大切な要素です。各ツールの特性を活かした運用により、効率的かつ効果的なプロジェクト推進が実現できます。

プロジェクト管理効率の向上

ガントチャートとWBSの連携により、プロジェクト管理の質が大きく向上します。WBSによる作業の構造化とリソースの明確化に加え、ガントチャートでの時系列管理を組み合わせることで、計画と実行の整合性が高まります。
両ツールの特性を活かすことで、作業の全体像と進行状況を効果的に把握することが可能です。これにより、チーム全体の方向性が統一され、スムーズなプロジェクト運営が実現できます。結果として、進捗管理の負担が軽減され、プロジェクト全体の生産性が向上します。

タスク漏れ防止と進捗可視化の実現

WBSはタスクの洗い出しや漏れ防止に優れ、ガントチャートは進捗の可視化に特化しています。この2つを併用することで、プロジェクトの計画段階から実行段階までの精度が向上します。
例えば、新製品開発のプロジェクトでは、WBSでタスクを分解しすべてを網羅したうえで、ガントチャートに進捗を反映することで、どの作業が遅れているかを一目で確認できます。この相互補完的な利用により、タスク漏れのリスクを減らしながら、進捗を正確に把握することが可能です。

リソース最適化とコミュニケーション向上

WBSで特定したリソースを、ガントチャートを通じて効率的に配分することで、プロジェクト全体のリソース活用が最適化されます。両ツールを活用した情報共有により、プロジェクトの進行状況が明確になり、チーム内のコミュニケーションも活性化します。
タスクの担当範囲と進捗状況を視覚的に把握できることで、チーム全体の連携を強化することが可能です。これにより、余分な調整作業が削減され、効率的なプロジェクト運営ができるようになります。

ガントチャートとWBSの違いを把握して活用する5つのコツ

プロジェクトの成功には、両ツールの特性を理解した効果的な活用が欠かせません。目的や状況に応じて適切に運用することで、プロジェクト全体の生産性と品質が向上します。

適切な階層構造を維持する

効果的なプロジェクト管理の基盤となるのが、適切な階層構造です。プロジェクトの目的から具体的な作業まで、段階的に分解して整理することが大切です。各階層で扱う要素は同じ粒度に揃え、上位層と下位層の関係性が明確になるように構成します。
複雑すぎる階層は避け、3層程度を目安とすることで、管理のしやすさと柔軟性のバランスを保つことができます。状況の変化に応じて修正できる構造を意識しながら作成することが大切です。

タスク間の依存関係を可視化する

プロジェクトの遅延を防ぐために、作業間の関連性を明確にすることが大切です。先行する作業と後続の作業を線で結び、それぞれの依存度を示します。同時に進行できる作業も識別しやすくし、人材やリソースの効率的な配分が可能です。
特に大切な依存関係は強調表示し、プロジェクトの進行に影響を与える要素を把握できるようにします。チーム全体で作業の流れを共有し、円滑な進行を実現します。遅延が発生した場合の影響範囲も容易に特定でき、迅速な対応が可能です。

不要なタスクを入れない

プロジェクトの目標達成に直接関係する作業のみを記載することで、管理効率が向上します。日常的な業務や細かすぎる作業は除外し、進捗管理に必要な要素に絞ることが大切です。また、類似した作業は適切にグループ化し、管理の負担を減らします。
シンプルな構成を維持することで、大切な作業への集中が可能となり、プロジェクト全体の見通しが良くなります。過度な詳細化は避け、プロジェクトの本質的な進捗が把握できる粒度に留めることがポイントです。

フェーズごとのアウトプットを明確化する

各工程での成果物を具体的に定義し、完了基準を明確にすることが大切です。作業の完了判定基準を設定し、求められる品質レベルも明示します。大切な成果物は、より詳細な要件を定め、進捗確認の基準として活用します。
プロジェクト全体の目標と各フェーズでの成果物の関連性を明確にし、段階的な達成状況を可視化することで、的確な進捗管理が可能です。成果物の受け渡し条件や検収基準も事前に定義し、スムーズな工程移行を実現します。各フェーズでの成果が次のフェーズにどのように影響するかも明確にしておきましょう。

ガントチャート機能のあるツールを活用する

効率的な運用のために、プロジェクト管理専用のツールを活用することが効果的です。スケジュール変更や進捗状況の更新が簡単で、チーム内での情報共有もスムーズです。自動計算機能やアラート機能など、ツールならではの機能を活用し、管理業務の効率化を図ります。
特にリモートワーク環境では、クラウド型のツールを選択することで、場所を問わない効果的な管理が実現できます。また、データのバックアップやセキュリティ面での安全性も確保でき、長期的なプロジェクト管理に適しています。履歴管理機能を活用することで、計画の変更履歴も追跡可能です。

まとめ

ガントチャートとWBSは、それぞれ異なる特性を持つプロジェクト管理ツールです。WBSは作業の構造化と全体像の把握に優れ、ガントチャートは時系列での進捗管理に効果を発揮します。両者を適切に組み合わせることで、プロジェクト管理の質が大きく向上します。作業の洗い出しから実行計画の立案まで、段階的なアプローチで作成することが大切です。
また、階層構造の維持やタスク間の依存関係の可視化、不要な要素の削除など、効率的な運用のためのポイントを押さえることで、より効果的なプロジェクト管理が実現できます。専用ツールの活用も含め、プロジェクトの特性に応じた柔軟な活用を心がけることが、成功への近道となります。

早坂遊羽

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株式会社koujitsu 取締役 COO

京都大学卒業後、大手SIerにてITコンサルタントとして従事。官公庁や大手民間企業のプロジェクトにおいてメンバーとして関わる中で、よりハンズオンの支援に携わりたいと考えるようになる。その後PRコンサルタント、事業会社広報、人材事業立ち上げを経てkoujitsuへ参画。現職ではマーケティング事業部を統括しながら、プレイヤーとしてクライアントのマーケティング戦略企画・実務運用にも携わっている。