2026.10.29

HubSpotの使い方｜初期設定から営業・マーケティング・自動化までの基本手順

HubSpotを導入したものの、画面のメニューが多くて何から手を付ければよいかわからない、という声はよく聞きます。HubSpotは顧客情報を管理するCRMを土台に、営業、マーケティング、カスタマーサポートの機能がつながっているツールです。そのため、使い方を覚える順番を決めておくと、迷う時間をぐっと減らせます。

この記事では、アカウントを作った直後の初期設定から、顧客データの整え方、営業・マーケティング・サポートでの日々の使い方、レポートと自動化までを順に説明します。機能やプランの条件は、HubSpot公式サイトとナレッジベースで確認できた内容だけを載せています。最初は初期設定と顧客データの整理に集中するのが、遠回りに見えていちばんの近道です。

HubSpotの設定や運用の進め方に迷ったら、koujitsuに相談してみませんか。自社の業務に合わせて、どこから整えるかを一緒に整理します。
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確認したい ポイント	結論	詳細
HubSpotで最初にやることは？	アカウント保護と既定値の設定	二要素認証、ユーザー招待、タイムゾーン・通貨の設定、メール連携、トラッキングコード設置を先に済ませる。
日々の業務での使い方は？	顧客と案件の記録をCRMに集める	コンタクト・会社・取引を関連付け、メールや商談の履歴をレコードに残し、パイプラインで進捗を見る。
無料版で使える範囲は？	CRMの基本機能は無料で使える	公式料金ページでは無料版は2ユーザーまで。ワークフローなどはProfessional以上が必要。

HubSpotの使い方を覚える前に押さえたい全体像

HubSpotは、顧客データを1か所に集め、そのデータを営業・マーケティング・サポートで共有するためのツールです。機能ごとに別のツールを使うのではなく、同じ顧客の情報をそれぞれの部署が同じ画面で見られる点が特徴です。まずは製品の構成と、データの基本の考え方を押さえておきましょう。

製品（Hub）の構成と無料ツール

HubSpot公式サイトの製品ページでは、Marketing Hub、Sales Hub、Service Hub、Content Hub、Data Hubなどの製品と、その土台となるSmart CRMが紹介されています（HubSpot公式：製品一覧）。Marketing Hubは集客やメール配信、Sales Hubは営業活動、Service Hubは問い合わせ対応、Content HubはWebサイトやブログの制作を担います。

同じページでは、フォーム、メールマーケティング、コンタクト管理、取引パイプライン、チケット管理、ランディングページなどが無料ツールとして挙げられ、無料ツールは試用版ではなく期限なく使えると説明されています。まず無料の範囲で使い始め、足りない機能が見えてから有料の製品やプランを検討する進め方ができます。

CRMの基本用語：オブジェクト・レコード・プロパティー

HubSpotの画面を理解するうえで、最初に覚えたいのが3つの用語です。公式の用語集では、オブジェクトは「ビジネスにおける関係性またはプロセスの種類」、レコードは「オブジェクトのインスタンス」、プロパティーは「オブジェクトのデータを格納するために作成されるフィールド」と説明されています（HubSpotの用語）。

たとえば「コンタクト」は人、「会社」は組織、「取引」は進行中の案件、「チケット」は顧客からの問い合わせを表すオブジェクトです。山田さんという1人の顧客がコンタクトのレコードになり、その人の電話番号や役職がプロパティーに入ります。どの情報をどのオブジェクトに置くかを最初に決めておくと、後から入力のルールを作りやすくなります。

HubSpotで最初にやる初期設定の手順

HubSpotを使い始めるときは、日々の操作を覚える前に初期設定を済ませておくことが大切です。公式ナレッジベースの「アカウントの設定」では、アカウントの作成、アカウントの保護、チームの招待、既定の設定のカスタマイズ、アプリの接続といった項目が案内されています（HubSpotナレッジベース：アカウントの設定）。後から変えると影響が大きい設定ほど、最初に決めておくのが基本です。

アカウントを作成してセキュリティを整える

アカウントは、名前とメールアドレスで登録するのが一般的で、GoogleアカウントやApple IDでも登録できます。登録が済んだら、まず二要素認証を設定して不正なログインを防ぎましょう。顧客の連絡先が集まるツールなので、ログインの安全性は導入初日に整えると考えておくと安心です。

シングルサインオン（SSO）はEnterpriseのみで使える機能と公式に記載されています。社内のIDで一元管理したい企業は、契約するプランで使えるかを事前に確認してください。生成AIの機能を使う場合は、AI設定を有効にする必要があることもナレッジベースで案内されています。

ユーザーを招待して権限を決める

アカウントの準備ができたら、使う予定のメンバーを招待します。招待するときは、ユーザーごとに権限をカスタマイズでき、HubSpotのどの部分にアクセスできるかを制御できます。全員に同じ権限を付けず、役割に合わせて必要な範囲だけ開くようにすると、誤ってデータを消す事故を防げます。

なお、部署や拠点ごとにユーザーをまとめる「チーム」の作成と管理は、ProfessionalおよびEnterpriseのみで利用できると公式に記載されています。無料版やStarterで使い始める場合は、権限の設定で役割を分けるところから始めるとよいでしょう。

タイムゾーン・言語・通貨などの既定値を決める

アカウントの既定の設定では、タイムゾーン、言語、既定の通貨など、アカウント全体に影響する項目を設定します。日本で使う場合は、日本のタイムゾーンと日本円を選んでおくのが一般的です。取引金額やレポートの期間は既定値をもとに表示されるため、データを入れ始める前に確認しておきましょう。

同じ画面では、ロゴなどのブランディングや、データプライバシーに関する機能の有効化も設定できます。メール配信やフォームを使う予定があるなら、このタイミングで会社のロゴや色をそろえておくと、後で作る素材に統一感を出せます。

メールとカレンダーを連携する

営業担当者が使う個人のビジネスメールは、Gmail、Office 365、IMAP、Exchangeと連携できると公式ナレッジベースに記載されています（営業活動）。連携すると、HubSpotから送ったメールの履歴が顧客のレコードに残るため、担当者が変わってもやり取りの経緯を追えるようになります。

カレンダーはGoogleカレンダーとOutlookカレンダーに対応しています。GmailのChrome拡張機能や、Office 365・Outlookデスクトップ向けのアドインを入れると、普段のメール画面から履歴を記録したり、開封を確認したりできます。招待したメンバーにも連携の手順を共有し、全員の履歴がそろってCRMに残る状態を作っておきましょう。

Webサイトにトラッキングコードを設置する

自社サイトの閲覧状況をHubSpotで見るには、トラッキングコードの設置が必要です。HubSpot以外でホストしているページでは、各ページのHTMLの終了タグ（/body）の前にコードを貼り付けます。HubSpotで作ったブログやランディングページには、コードが自動で含まれます（HubSpotトラッキングコードのインストール）。

WordPressのサイトでは、HubSpotのWordPressプラグインの利用が推奨されています。プラグインと手動の両方でコードを入れると、データの重複などのエラーが起きるおそれがあるため、トラッキングコードは二重に設置しないよう注意してください。外部サイトに設置した後は、HubSpotのレポート設定にそのドメインを追加する必要があります。

初期設定の項目が多く、自社に合う設定がわからないときはkoujitsuにご相談ください。業務の流れをうかがい、優先して整える設定をご提案します。
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顧客データを整える：インポートとプロパティー、ライフサイクルステージ

初期設定が終わったら、これまでExcelや別のツールで管理していた顧客データをHubSpotに移します。ここでデータが乱れると、後のメール配信やレポートの精度にも影響します。データを入れる前に、重複と項目の意味を整理しておくことが、使い方を覚えるうえで最も効く準備です。

インポート前に一意の識別子をそろえる

HubSpotのインポートでは、重複を防ぐために「一意の識別子」が使われます。公式ナレッジベースによると、コンタクトはEメール、会社は会社ドメイン名、すべてのオブジェクトに共通してレコードIDが識別子になります（オブジェクトのインポート）。メールアドレスの表記ゆれや空欄をなくしておくと、同じ人が別のレコードとして登録されるのを防げます。

インポートの方法は「レコードの作成と更新」「新規のレコードの作成のみ」「既存のレコードの更新のみ」から選べます。インポートの最後には、コンタクトが連絡に同意していることや、購入したリストを含んでいないことへの同意を求められます。いきなり全件を入れず、数件で試してから本番のインポートを行うと失敗を減らせます。

プロパティーは必要なものから使う

各オブジェクトにはデフォルトのプロパティーがあり、業務に合わせてカスタムプロパティーを作ることもできます（CRMデータベースの管理）。ただし、項目を増やしすぎると入力の手間が増え、現場で入力されなくなる原因になります。まずは標準の項目で足りるかを確かめ、足りない情報だけを追加するのが現実的です。

カスタムプロパティーを作るときは、誰が、どの場面で入力し、何の判断に使うのかを決めておきましょう。たとえば「導入検討時期」を作るなら、営業が初回の商談後に入力し、フォローの優先度を決めるのに使う、というところまで決めます。用途がはっきりしない項目は、作らずに様子を見るのも一つの判断です。

ライフサイクルステージで顧客の段階を分ける

ライフサイクルステージは、顧客がどの段階にいるかを表すプロパティーです。公式ナレッジベースでは、デフォルトのステージとして登録読者、リード、MQL、SQL、商談、顧客、エバンジェリストが順に並び、どれにも当てはまらない場合は「その他」になると説明されています（ライフサイクルステージを使用する）。

既定の自動更新では、ステージは前に進む方向にだけ変わります。そのため、どの条件で次のステージに進めるかを、マーケティングと営業で先にすり合わせておくことが重要です。たとえば「資料請求があればリード、営業が会うべきと判断したらSQL」のように、社内で言葉の意味をそろえておくと、部署間の引き継ぎがスムーズになります。

営業でのHubSpotの使い方

営業での使い方の中心は、顧客と案件の情報をCRMに記録し、次にやることを見える状態にすることです。記録が個人のメールや手帳に分かれていると、担当者が休んだり異動したりしたときに状況がわからなくなります。HubSpotでは、日々のやり取りを顧客のレコードに集めることで、この問題を減らせます。

コンタクトと会社を関連付けて活動を記録する

コンタクトや会社のレコードには、コール、メモ、Eメール、ミーティングといった活動を手動で記録できます。また、レコード同士を関連付けることで、どの人がどの会社に属し、どの案件に関わっているかを追跡できます。1人の顧客の情報を開けば、これまでの経緯がわかる状態を目指しましょう。

一覧画面ではフィルターをかけて表示を絞り込み、その条件を保存済みビューとして残せます。「今週フォローする顧客」「担当者が自分の取引」のようなビューを作っておくと、毎朝その画面を開くだけで対応すべき相手がわかります。関連付けにラベルを付ける機能は、ProfessionalまたはEnterpriseでのみ作成できると公式に記載されています。

取引とパイプラインで案件の進み具合を見る

取引は、進行中の案件の情報を保存するオブジェクトです。取引レコードには、成約日や取引金額などを保存できます。パイプラインは、案件がどの段階にあるかをステージごとに並べて見る仕組みで、ステージ名や数は自社の営業の流れに合わせてカスタマイズできます。

パイプラインを作るときは、各ステージに進む条件を言葉で定義しておくことが大切です。「提案書を送った」「見積もりの承認者と会った」のように、誰が見ても同じ判断ができる条件にすると、案件の数や金額の集計が信頼できるものになります。ステージが変わったときにタスクを作ったり通知を送ったりする、パイプラインの自動化も用意されています。

メールテンプレート・シーケンス・日程設定を使う

よく送る文面はメールテンプレートとして保存しておくと、毎回ゼロから書かずに済みます。日程設定ページを使えば、見込み客がデモや打ち合わせの時間を自分で予約でき、二重予約も防げます。日程調整のメールのやり取りを減らせるのは、すぐに効果を感じやすい使い方です。

シーケンスは、決めたタイミングで1対1のメールを送り、フォローアップのタスクを自動で作る機能です。相手から返信があったり、ミーティングが予約されたりすると自動で解除されます。ただし、シーケンスへのコンタクトの登録は、Sales HubまたはService HubのProfessional以上で利用できると公式に記載されています。

営業の記録やパイプラインの設計を社内だけで整えるのが難しい場合は、SFAの導入支援と運用代行のように、営業プロセスの整理から設定、運用ルールづくりまでを外部と一緒に進める方法もあります。

マーケティングでのHubSpotの使い方

マーケティングでの使い方は、フォームやランディングページで見込み客の情報を集め、メールで関係を深めていく流れが基本です。集めた情報はそのままCRMのコンタクトとして保存されるため、営業との情報共有もしやすくなります。公式ナレッジベースの「マーケティング施策」では、広告、フォーム、ランディングページ、ソーシャル、マーケティングEメール、キャンペーンの使い方が案内されています（HubSpotナレッジベース：マーケティング施策）。

フォームとランディングページで見込み客を集める

フォームは、HubSpotのページにも外部のWebサイトにも設置でき、送信された情報はコンタクトレコードに保存されます。資料請求や問い合わせ、セミナーの申し込みなど、目的ごとにフォームを分けておくと、どの経路から来た見込み客かを後から確認しやすくなります。

ランディングページは、ドラッグ&ドロップ式のエディターで作成・編集でき、SEOの推奨事項も確認できます。公式の料金ページ（英語版）では、無料版のランディングページは30ページまでで、HubSpotのブランド表示が入ると記載されています（HubSpot公式：料金ページ）。フォームの項目は必要最小限にすると、入力の途中で離脱する人を減らせます。成果につながるページの作り方は、LP制作の支援内容も参考にしてください。

マーケティングEメールを配信する

マーケティングEメールは、ドラッグ&ドロップのエディターで作成して送信でき、A/Bテストや成果の分析も行えます。配信の前に、Eメールの配信カテゴリー（サブスクリプションタイプ）を設定しておくことが案内されています。受信者が望まない配信を避けるため、配信の種類と同意の状態を整理しておくことが、到達率を保つうえでも大切です。

公式の料金ページ（英語版）では、無料版のメール配信は1か月あたり2,000通までで、HubSpotのブランド表示が入ると記載されています。配信の内容づくりに手が回らない場合は、企画から原稿制作、効果測定までを任せられるメルマガ制作代行を組み合わせるのも一つの方法です。

広告・ソーシャル・キャンペーンを管理する

HubSpotには、Google、Facebook、LinkedInの広告アカウントを接続する機能があります。接続すると、広告経由のコンバージョンでコンタクトが自動で作成され、どの広告から見込み客が生まれたかを分析できます。

一方で、Facebook、Instagram、LinkedIn、Xの投稿を予約・分析できるソーシャルツールと、複数の施策をまとめて成果を見るキャンペーン機能は、どちらもMarketing HubのProfessionalまたはEnterpriseが必要と公式に記載されています。使いたい機能がどのプランに含まれるかは、導入前に確認しておきましょう。

フォーム、メール、広告をどうつなげれば商談が増えるのか、一緒に考えてみませんか。koujitsuでは集客から育成までの設計をご相談いただけます。
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カスタマーサポートでのHubSpotの使い方

カスタマーサポートでの使い方の中心は、問い合わせをチケットとして記録し、対応の抜け漏れをなくすことです。公式ナレッジベースの「カスタマーサポート」では、コミュニケーションの受信トレイ、ヘルプデスク、チャットフロー、チケット、ナレッジベース、顧客フィードバックの使い方が案内されています（HubSpotナレッジベース：カスタマーサポート）。

受信トレイには、チームの共有メールアドレス、チャット、Facebook Messenger、WhatsApp、フォーム、通話などのチャネルを接続でき、届いたメッセージを1か所で確認できます。問い合わせからチケットを作り、パイプラインのステータスで進み具合を追えば、誰がどの問い合わせを対応中かがチーム全体でわかります。

顧客が自分で答えを探せるナレッジベースや、満足度を測るアンケートは、Service HubのProfessionalおよびEnterpriseが対象です。まずは受信トレイとチケットで対応の記録を残すところから始め、よくある問い合わせが見えてきた段階で、ナレッジベースの導入を検討するとよいでしょう。

レポートとダッシュボードで成果を確認する

HubSpotを使う目的は、記録したデータをもとに次の打ち手を決めることです。公式ナレッジベースでは、すべてのアカウントに標準レポートが含まれていると説明されており、レポートライブラリにある既成のレポートを使ったり、レポートを共有・エクスポートしたりできます（レポートによるパフォーマンスの把握）。

ダッシュボードには複数のレポートを並べて表示でき、ダッシュボードフィルターで表示する内容を絞り込めます。公式の料金ページ（英語版）では、無料版のダッシュボードは10個まで、1つにつき50レポートまでと記載されています。営業会議では取引の金額と件数、マーケティングの定例ではフォーム送信数のように、会議ごとに見るダッシュボードを決めておくと、数字を見る習慣が根付きやすくなります。

自由に条件を組み合わせるカスタムレポートや、ファネルのレポートは、ProfessionalまたはEnterpriseのみで利用できます。最初は標準レポートで「毎週見る数字」を3つほどに絞り、それでは判断できない問いが出てきたら上位のプランやカスタムレポートを検討する、という順番が無理のない進め方です。

ワークフローで定型作業を自動化する

ワークフローは、公式の用語集で「特定のトリガー条件を満たすレコードを自動的に登録し、一連のマーケティング、セールス、サービスの処理を実行する」自動化ツールと説明されています。たとえば、資料請求があったら担当者にタスクを作る、一定期間反応がないコンタクトにフォローのメールを送る、といった作業を自動で回せます。

ワークフローを使うには、Marketing Hub、Sales Hub、Service Hub、Smart CRM、Revenue Hub、Data HubのいずれかでProfessionalまたはEnterpriseのサブスクリプションが必要と公式に記載されています（プロセスの自動化）。無料版やStarterではワークフローは使えないため、自動化を前提に導入を考えている場合は、プランの確認が欠かせません。

自動化を設計するときは、いきなり複雑な分岐を作らず、手作業で回している流れを1つ選んで置き換えるところから始めましょう。ワークフローにはテストの機能も用意されています。スコアリングやシナリオ配信まで含めて設計したい場合は、MAの導入支援と運用代行のような支援を使う方法もあります。

HubSpotの無料版と有料プランの違い

HubSpotは、無料ツールから使い始め、必要に応じて有料のプランに切り替えられます。公式の料金ページ（英語版）では、無料版は2ユーザーまで、クレジットカードの登録なしで使えると記載され、コンタクトは1,000件まで期間の制限なく保存できるとされています（HubSpot公式：料金ページ）。

有料のエディションには、Starter、Professional、Enterpriseがあります。公式ナレッジベースによると、Marketing Hub、Sales Hub、Service HubはStarter、Professional、Enterpriseで提供され、Data Hub、Smart CRM、Revenue HubはProfessionalとEnterpriseで提供されています。これまで見てきたように、ワークフロー、チーム、カスタムレポート、シーケンスなどはProfessional以上で使える機能です。

料金は、製品の組み合わせ、シート数、月払いか年払いか、期間限定の割引などで変わり、表示される通貨も地域によって異なります。この記事では日本円の最新料金を確認できなかったため、金額は載せていません。契約を検討するときは、HubSpot公式の料金ページで最新の金額と条件を確認し、自社で使いたい機能がどのエディションから使えるかを一覧にして比べると判断しやすくなります。

どのプランから始めるべきか、今の設定で足りているかを確認したい方は、koujitsuにご相談ください。使いたい機能と業務の流れから、必要な範囲を整理します。
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HubSpotの使い方を社内に定着させるコツ

HubSpotは、設定を終えただけでは成果につながりません。現場の担当者が毎日使い、データがたまって初めて価値が出ます。定着させるには、ツールの操作よりも運用のルールづくりを先に考えることが大切です。ここでは、導入後につまずきやすい点を踏まえた3つのコツを紹介します。

目的と記録のルールを先に決める

最初に「HubSpotで何を見られるようにしたいのか」を決めましょう。商談の進み具合を把握したいのか、問い合わせからの成約率を知りたいのかで、記録すべき項目は変わります。目的が決まったら、誰が、いつ、どの画面に、何を記録するのかを簡単な表にまとめておくと、担当者ごとの入力のばらつきを抑えられます。

入力ルールは、細かくしすぎないことも大切です。必須にする項目は、判断に本当に使うものだけに絞ると、入力の負担が減り、記録が続きやすくなります。運用を始めてから足りない項目に気づいたら、その時点で追加すれば十分です。

小さく始めて対象を広げる

最初から営業、マーケティング、サポートのすべてで使い始めると、設定も教育も追いつかなくなりがちです。たとえば「問い合わせから商談まで」のように1つの流れに絞って運用を始め、記録が定着してから次の業務に広げるほうが、結果的に早く全体が回るようになります。

広げるときは、最初の流れで決めたルールや、うまくいかなかった点を振り返ってから次に進みましょう。わからない操作が出てきたときは、HubSpotナレッジベースの「利用を開始する」にテーマごとの記事がまとまっています。日本語版は自動翻訳のため、正確な情報は英語版で確認するよう案内されている点も覚えておくと安心です。

社内で回らないときは外部の支援も検討する

専任の管理者がいない、設定を見直す時間が取れない、という理由で使い方が広がらないケースは少なくありません。そのような場合は、設定の見直しや運用代行を外部に任せ、社内は記録と活用に集中するという分担も選択肢になります。

koujitsuのHubSpot導入支援・運用代行では、プロパティーやパイプライン、ライフサイクルステージの設定の見直しから、ワークフローの設計、ダッシュボードの作成、運用ルールづくりや社内研修までを支援しています。HubSpotに限らず顧客データの活用全体を見直したい場合はCRMの導入支援と運用代行、リード獲得から育成までの戦略を組み立てたい場合はBtoBマーケティング支援もご覧ください。

まとめ

HubSpotの使い方は、初期設定、顧客データの整理、日々の記録、レポートと自動化、という順番で覚えると迷いにくくなります。最初にアカウントの保護と既定値、メール連携、トラッキングコードを整え、インポートの前に識別子とプロパティーを整理しておくことが、後の使いやすさを大きく左右します。

営業ではコンタクトと取引の記録、マーケティングではフォームとメール、サポートではチケットから始めると、無料の範囲でも十分に効果を確かめられます。ワークフローやカスタムレポートなどProfessional以上で使える機能は、自社で必要になった段階で、公式の料金ページと機能の条件を確認して判断するのがおすすめです。

HubSpotを自社の業務に合わせて使いこなしたい方は、koujitsuにお問い合わせください。累計1,800社以上を支援してきた経験をもとに、設定から運用の定着まで一緒に考えます。
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