2026.10.29

ウェビナー集客の方法とコツ｜申込を増やし参加・商談につなげる進め方

ウェビナーを企画したものの、思ったほど申込が集まらない。申込はあっても当日の参加者が少なく、開催後の商談にもつながらない。ウェビナー集客では、こうした悩みを抱える担当者が少なくありません。告知の手段を増やすだけでは、なかなか解決しないのが難しいところです。

この記事では、ウェビナー集客を始める前に決めること、主な集客方法と使い分け、申込を増やす告知ページの作り方、参加率を上げるリマインド、開催後のフォローまでを順に整理します。集客は「申込を集める」だけでなく「参加してもらい、次の行動につなげる」までを一つの流れで考えるのがポイントです。

ウェビナーの企画や集客の進め方に迷っている方は、koujitsuにご相談ください。目的や対象者に合わせて、告知から開催後のフォローまでの流れを一緒に整理します。
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確認したい ポイント	結論	詳細
ウェビナー集客で最初に決めることは？	対象者・テーマ・目的を先に決める	誰に何を持ち帰ってもらい、参加後に何をしてほしいかを決めてから、告知の手段や時期を選ぶと迷いにくくなる。
ウェビナー集客の主な方法は？	メール・自社サイト・SNS・広告など	既存リストへのメール、自社サイト、SNS、Web広告、ポータル、共催、営業からの招待を目的に応じて組み合わせる。
申込を参加や商談につなげるには？	リマインドと開催後のフォローを設計する	申込後の案内とリマインドで参加を後押しし、開催後はお礼・アンケート・営業連携で次の行動につなげる。

ウェビナー集客とは：申込数だけでなく参加と商談まで見る

ウェビナー集客とは、オンラインで開催するセミナーに参加してくれる人を集める取り組みです。会場を用意する必要がなく、遠方の人も参加しやすいため、BtoB企業を中心にリード獲得や見込み客の育成に広く使われています。一方で、申込のハードルが低い分、申込しても当日参加しない人が出やすいという特徴があります。

そのため、ウェビナー集客は「申込が何件集まったか」だけで評価すると、成果を見誤ることがあります。申込者のうち何人が参加し、何人がアンケートに答え、何人が相談や商談に進んだのかまで追うことで、どこを改善すればよいかがはっきりします。

集客の成果を測る指標

ウェビナー集客では、段階ごとに指標を分けて記録すると改善点を見つけやすくなります。代表的なのは、告知ページの訪問数、申込数、参加数、最後まで視聴した人の数、アンケート回答数、開催後の相談・商談数です。

それぞれの比率も計算しておくと便利です。たとえば、申込数を告知ページの訪問数で割った値が申込率、参加数を申込数で割った値が参加率になります。こうした数字の目安は、業種やテーマ、対象者によって大きく変わります。他社の平均値と比べるよりも、自社の過去の開催と比べて変化を見るほうが、次の改善に役立ちます。

指標は、集客の経路ごとにも分けて見ましょう。メール経由、広告経由、SNS経由などで申込や参加の傾向が違うことは珍しくありません。申込フォームに流入元を記録できるようにしておくと、次回どのチャネルに力を入れるべきかを判断しやすくなります。

ウェビナー集客を始める前に決めること

集客の手段を選ぶ前に、対象者、テーマ、開催の目的の3つを決めておきましょう。ここが曖昧なままだと、告知文やタイトルがぼやけ、誰に向けた会なのかが伝わりません。結果として、申込が集まらなかったり、参加者が自社の見込み客と合わなかったりします。

開催の目的は「新しいリードを集めたい」「既存の見込み客との関係を深めたい」「商談の候補を見つけたい」など、具体的に言葉にしておきます。目的によって、狙う対象者も、使うべき集客チャネルも、開催後のフォローの仕方も変わるからです。

対象者を具体的に決める

対象者は、業種、企業規模、部署、役職、抱えている課題などで具体的に絞り込みます。「誰にでも役立つ」内容より、「この立場の人のこの悩みに答える」内容のほうが申込につながりやすい傾向があります。読んだ人が「自分のための会だ」と感じられるかどうかが分かれ目です。

対象者を決めるときは、営業担当や既存顧客の声も参考にしましょう。商談でよく聞かれる質問や、導入前に迷いやすい点は、そのままウェビナーのテーマ候補になります。社内にある問い合わせの記録や過去のアンケート結果も、対象者の悩みを知る材料になります。

参加したくなるテーマとタイトルを作る

テーマとタイトルは、申込を左右する大きな要素です。タイトルには、参加すると何が分かるのか、どんな悩みが解決するのかを具体的に入れましょう。社名やサービス名を前面に出すより、参加者が得られる内容を先に伝えるほうが、関心を持ってもらいやすくなります。

たとえば「〇〇サービスのご紹介」よりも、「〇〇の業務を減らすために見直したい3つの手順」のように、対象者の課題と得られる内容が伝わる形にします。ただし、タイトルで期待させた内容と当日の内容がずれると、途中離脱や満足度の低下につながります。告知で約束したことを当日きちんと話せるかを確認しておきましょう。

登壇者の紹介も、申込を決める判断材料になります。担当している業務や実績など、テーマについて話す理由が伝わる情報を載せましょう。社外のゲストを招く場合は、ゲストの知名度だけでなく、自社の対象者に合った話ができるかどうかも確認しておくと安心です。

開催日時と告知期間を決める

開催日時は、対象者が参加しやすい曜日と時間帯を選びます。業務時間中に参加する人が多いBtoBのウェビナーでは、会議が入りやすい時間を避ける、昼休みや業務の区切りに合わせるなど、対象者の働き方を想像して決めましょう。一度で決めつけず、開催ごとに日時を変えて参加の傾向を比べるのも有効です。

告知期間は、開催日から逆算して計画します。告知が早すぎると申込後に忘れられやすく、直前すぎると予定が埋まっていて参加できない人が増えます。適切な期間は対象者やテーマ、開催の規模によって異なるため、ページの準備、初回の告知、追加の告知、リマインドの時期を一覧にして、無理のない計画を立てましょう。

対象者やテーマの決め方から相談したい方は、koujitsuにお問い合わせください。BtoBマーケティングの支援経験をもとに、集客しやすい企画づくりをお手伝いします。
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ウェビナー集客の主な方法

ウェビナー集客の方法は、大きく分けるとすでに接点がある人に届ける方法と、新しい人に届ける方法の2つです。既存の接点を使う方法は、費用を抑えやすく、自社に関心のある人へ届けやすい一方で、届く人数に限りがあります。新しい人に届ける方法は接点を広げられますが、費用や準備の手間がかかることがあります。

どちらか一方に絞るのではなく、目的に合わせて組み合わせるのが基本です。ここでは、代表的な集客方法を7つ取り上げ、それぞれの特徴と使うときの注意点を紹介します。

組み合わせる方法を選ぶときは、届く人数だけでなく、届く相手が対象者と合っているかも確認しましょう。多くの人に告知できても、自社の商材と関係のない人ばかりが申し込むと、当日の運営の手間が増えるわりに商談にはつながりません。準備にかかる時間や費用、開催後にフォローしやすいかどうかも、比べるときの判断材料になります。

既存リストへのメール配信

メール配信は、多くの企業で最初に取り組みやすい集客方法です。過去の問い合わせ、資料請求、名刺交換などで集めたリストに案内を送るため、すでに自社を知っている人に届けられ、申込につながりやすいのが強みです。配信の進め方はBtoBメールマーケティングの始め方とKPIの記事でも詳しく紹介しています。

メールで告知するときは、件名で対象者とテーマが伝わるようにし、本文では開催日時、内容、登壇者、申込方法を簡潔にまとめます。1回の配信で終わらせず、初回の案内、申込を迷っている人への再案内など、時期を分けて送ると取りこぼしを減らせます。毎月の配信に告知を組み込みたい場合は、メルマガ制作代行サービスのように制作を外部に任せる方法もあります。

広告や宣伝を目的としたメールを送るときは、法律のルールも確認しておきましょう。総務省と消費者庁の特定電子メールの送信等に関するガイドラインでは、広告・宣伝メールは原則として受信者の事前の同意が必要とされています。あわせて、同意を得たことを示す記録の保存や、送信者の名称と受信拒否の連絡先の表示、受信を拒否した人への送信停止も求められています。

自社サイト・ブログ・申込ページ

自社サイトにウェビナーの案内ページを用意し、トップページや関連するブログ記事、サービスページから誘導する方法です。サイトを訪れる人は自社の分野に関心がある場合が多いため、テーマが近いページに案内を置くと、関心の高い人に届きやすくなります。

案内ページは、ウェビナーの内容と申込フォームをまとめた専用のページにすると、広告やSNS、メールからの誘導先としても使えます。申込につながるページの作り方は後の章で説明しますが、自社で作るのが難しい場合はLP制作代行サービスのように、構成やデザインから任せる方法もあります。

SNSでの告知

X、Facebook、LinkedIn、Instagramなど、自社や社員のアカウントで告知する方法です。フォロワーに無料で届けられ、共有によって新しい人にも広がる可能性があるのが特徴です。登壇者本人が投稿すると、登壇者に関心を持つ人にも届きやすくなります。

SNSでは、1回の告知では流れて見逃されやすいため、開催決定、内容の紹介、登壇者の紹介、残り日数のお知らせなど、切り口を変えて複数回投稿しましょう。普段からアカウントを運用していないと、告知だけ投稿しても反応が得にくい点には注意が必要です。継続的な運用から見直したい場合は、SNSマーケティング代行サービスも参考にしてください。

Web広告

Facebook広告や検索広告などのWeb広告は、まだ接点のない対象者に、短期間でまとめて告知を届けられる方法です。業種や役職、興味関心などで配信先を絞れる媒体を選ぶと、対象者に近い人へ届けやすくなります。

広告で集客するときは、申込1件あたりの費用だけでなく、その申込者が当日参加したか、商談につながったかまで追うことが大切です。申込は多くても参加率が低い、対象者と違う人が多いといった場合は、配信先や広告文、誘導先のページを見直します。運用の手間を減らしたい場合は、Facebook広告運用代行サービスのように専門の支援を使う方法もあります。

セミナーポータルサイト・プレスリリース

セミナーやイベントの情報をまとめて掲載するポータルサイトに登録したり、プレスリリースを配信したりする方法です。自社サイトやSNSでは届かない層に、ウェビナーの存在を知ってもらえるのが利点です。

ポータルサイトは、無料で掲載できるものと、費用がかかるものがあります。掲載の条件や審査の有無、申込者の情報をどこまで受け取れるかはサイトごとに異なるため、事前に確認しておきましょう。プレスリリースは、新しい調査の発表や有名なゲストの登壇など、話題性のある内容と組み合わせると取り上げられやすくなります。

共催・パートナー企業経由

対象者が近い他社と共同でウェビナーを開催し、互いのリストやSNSで告知する方法です。自社だけでは接点のない見込み客に、信頼できる紹介という形で届けられるのが大きな利点です。競合しない商材を持つ企業や、取引先、業界団体などが共催の候補になります。

共催では、事前に役割分担を決めておくことが欠かせません。誰がどのリストに何回告知するのか、申込者の情報をどう扱うのか、開催後のフォローを誰が担当するのかを、書面などで合意しておきましょう。申込者の情報を共催企業と共有する場合は、申込フォームで共有先と目的を分かりやすく伝え、個人情報の取り扱いについて社内の担当部署とも確認しておくと安心です。

営業担当からの個別招待

営業担当が、商談中の企業や関係を深めたい顧客に、個別にウェビナーを案内する方法です。一斉配信のメールより手間はかかりますが、重点的に関係を築きたい企業の担当者に、確実に案内を届けられる点が強みです。

個別招待では、「先日お話しした課題に関係する内容です」のように、相手の状況に合わせた一言を添えると効果的です。マーケティング部門が告知文や案内用の資料を用意し、営業担当が使いやすい形で渡しておくと、招待の手間を減らせます。

集客方法の使い分け

ここまでの集客方法を、向いている目的と注意点で整理すると次のようになります。まずは既存の接点を使う方法で土台をつくり、足りない分を新しい接点を広げる方法で補うと考えると、計画を立てやすくなります。

集客方法	向いている目的	注意点
既存リストへのメール	既存の見込み客の参加を増やす	同意の取得と配信停止の対応が必要
自社サイト・申込ページ	関心の高い訪問者を申込につなげる	サイトの訪問者数に左右される
SNSでの告知	フォロワーへの周知と拡散	普段の運用がないと反応が得にくい
Web広告	新しい対象者への短期的な告知	参加や商談まで追って費用対効果を見る
ポータル・プレスリリース	自社では届かない層への周知	掲載条件や申込情報の扱いを確認する
共催・パートナー経由	他社の接点を活用した新規接点	役割分担と情報の扱いを事前に合意する
営業からの個別招待	重点企業との関係づくり	営業の手間がかかるため対象を絞る

どの集客方法を組み合わせればよいか迷ったら、koujitsuにご相談ください。メール、広告、SNS、SEOなど複数の手段を組み合わせた集客の計画づくりをお手伝いします。
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申込を増やす告知ページと申込フォームの作り方

どの方法で集客しても、最後に申込するかどうかを決めるのは告知ページです。告知ページでは、対象者、得られる内容、開催日時、登壇者、申込方法がひと目で分かるようにしましょう。ページの上部に開催日時と申込ボタンを置き、スクロールしなくても申込できるようにしておくと、迷わずに行動してもらえます。

内容の説明では、当日話す項目を箇条書きで示し、参加するとどんなことが分かるのかを具体的に伝えます。「こんな方におすすめ」として対象者の悩みを挙げておくと、読んだ人が自分に関係のある会かどうかを判断しやすくなります。メールやSNS、広告の告知文と、ページに書かれた内容を一致させることも大切です。

申込フォームは必要な項目に絞る

申込フォームの入力項目が多すぎると、途中で申込をやめてしまう人が増えます。開催後のフォローに本当に必要な項目だけに絞るのが基本です。会社名、氏名、メールアドレス、部署や役職など、営業やマーケティングで活用する項目を事前に決めておきましょう。

フォームでは、取得した情報の利用目的や、今後の案内メールを送ることへの同意をはっきり示しておきます。申込後には、受付完了の画面と確認メールで、開催日時と参加方法をすぐに伝えましょう。参加用のURLがいつ届くのかを書いておくと、申込者の不安を減らせます。

参加特典を用意する

参加者限定の資料や、当日のスライド、チェックリストなどの特典を用意するのも有効です。特典は、ウェビナーのテーマと関係があり、参加後の実務に役立つものを選ぶと、関心の高い人の申込を後押しできます。

たとえば、当日の内容を補足するホワイトペーパーを特典にすれば、開催後の資料送付やフォローにもそのまま使えます。特典用の資料を自社で作る余裕がない場合は、ホワイトペーパー制作代行サービスのように、企画から制作まで任せる方法もあります。

申込者を当日の参加につなげるリマインドと配信の準備

申込が集まっても、当日参加してもらえなければ成果にはつながりません。ウェビナーは申込の手軽さから、急な予定や忘れによる欠席が起こりやすいため、申込から開催当日までの案内を計画的に送ることが参加率を上げる近道です。

申込から開催までの間に、申込者の関心を保つ工夫も考えておきましょう。たとえば、確認メールに当日の内容の概要や登壇者の紹介を入れる、事前に質問を受け付けて当日取り上げると伝える、といった方法があります。申込した時の関心を開催日まで切らさないことが、当日の参加につながります。

リマインドは時期と役割を分けて送る

リマインドは、時期ごとに伝える内容を変えると効果的です。たとえば、開催の数日前には内容の見どころや事前に考えておいてほしい質問を伝え、前日には日時と参加URLを改めて案内し、当日の開始前には「まもなく始まります」と短く知らせる、といった組み方があります。同じ文面を何度も送るより、毎回参加する理由を一つ添えるほうが、開いて読んでもらいやすくなります。

メールに加えて、カレンダーへの登録を案内しておくと、予定として残るため忘れを防ぎやすくなります。送信の回数や時期は対象者によって合う形が違うため、開催ごとに参加率を比べながら調整しましょう。申込をキャンセルした人や、参加済みの人には送らないなど、送信の条件も決めておきます。

参加しやすい配信環境を整える

配信ツールは、対象者が普段使っているもの、または専用のアプリを入れなくても参加できるものを選ぶと安心です。参加方法が分かりにくいと、当日に入れずにあきらめる人が出てしまいます。事前の案内で、参加方法とつながらないときの連絡先を伝えておくと、当日のトラブルを減らせます。

当日は、音声や画面共有の不具合に備えて、リハーサルを行っておきましょう。進行役と登壇者のほかに、チャットや質問への対応、トラブル時の案内を担当する人を決めておくと、配信が止まったときも落ち着いて対応できます。質問の受付や投票の機能を使い、参加者が話に加われる場面をつくると、最後まで視聴してもらいやすくなります。

参加できなかった人にも接点を残す

申込したのに参加できなかった人は、テーマへの関心があることには変わりありません。開催後に録画や資料を送り、接点を切らさないようにしましょう。録画の公開期間を決めておくと、早めに視聴してもらうきっかけになります。

「当日は参加できないが、後で見られるなら申し込みたい」という人もいるため、告知の段階で録画の案内があるかどうかを伝えるのも一つの方法です。ただし、録画があると分かると当日の参加が減ることもあるため、当日参加の特典を用意するなど、テーマや目的に合わせて伝え方を決めましょう。

開催後のフォローで商談につなげる

ウェビナーの成果は、開催後のフォローで大きく変わります。参加者の関心が高いうちに、お礼の連絡、アンケート、資料の送付、個別相談の案内を進めましょう。開催から時間がたつほど内容の印象は薄れ、連絡しても反応が得にくくなります。

お礼のメールには、当日の資料や録画の案内とあわせて、内容に関連する次の情報を添えます。たとえば、詳しい資料のダウンロード、個別相談の申込、次回のウェビナーの案内などです。参加者に「次に何をすればよいか」が伝わるようにしておくと、次の行動につながりやすくなります。

アンケートで関心度を把握する

アンケートでは、満足度だけでなく、参加者の課題や検討の状況、個別相談の希望を聞いておくと、フォローの優先順位をつけやすくなります。回答が多すぎると負担になるため、質問は必要なものに絞りましょう。

「個別に相談したい」「資料がほしい」と答えた人には、営業担当から早めに連絡します。一方で、情報収集の段階にある人には、無理に営業をかけるより、関連する記事やメールで情報を届け続けるほうが関係を保ちやすくなります。アンケートの回答で次のテーマを聞いておけば、次回の企画づくりにも役立ちます。

営業と連携して見込み客を育てる

開催後のフォローを続けるには、マーケティングと営業の連携が欠かせません。誰がいつ、どの参加者に連絡するのかを事前に決めておくと、関心の高い参加者を取りこぼさずに済みます。参加の有無や視聴時間、アンケートの回答を顧客管理の仕組みに記録しておくと、営業担当が状況を把握したうえで連絡できます。

参加者への継続的な情報提供は、MAツールを使うと効率よく進められます。参加者の関心に合わせて内容を変えたメールを送る、特定の行動をした人を営業に知らせるといった運用です。コンテンツとMAの組み合わせ方はコンテンツマーケティングとMAの関係の記事で、ツールの導入や運用の支援はMA導入支援/運用代行サービスのページで紹介しています。

営業側の管理を整えたい場合は、商談の進み具合を記録する仕組みも見直しましょう。ウェビナー経由の商談がどれだけ受注につながったかを追えるようになると、次回の企画や集客にかける費用を判断しやすくなります。営業の管理体制づくりについては、SFA導入支援/運用代行サービスも参考にしてください。

開催後のフォローや営業との連携まで含めて見直したい方は、koujitsuにお問い合わせください。参加者の情報を商談につなげる仕組みづくりを一緒に考えます。
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ウェビナー集客がうまくいかないときの見直しポイント

申込が集まらないときは、告知の量を増やす前に、テーマと対象者がかみ合っているかを見直しましょう。告知を増やしても、対象者にとって魅力のないテーマでは申込は伸びにくいからです。過去の開催で申込や参加が多かったテーマと比べると、見直しの手がかりが見つかります。

次に、告知ページと告知文の内容が一致しているかを確認します。メールや広告で期待させた内容がページで分かりにくい、申込ボタンが見つけにくい、フォームの項目が多いといった点は、申込を減らす原因になります。そのうえで、告知の時期や回数、使っているチャネルが対象者に合っているかを見直しましょう。

申込は集まるのに参加率が低い場合は、リマインドの時期や内容、参加方法の分かりやすさを確認します。参加はあるのに商談につながらない場合は、テーマが情報収集向けに寄りすぎていないか、開催後のフォローが遅れていないかを点検しましょう。どの段階で数字が落ちているかを見れば、手を入れるべき場所が分かります。

社内で手が回らないときは外部の支援も検討する

ウェビナーは、企画、告知、申込の管理、配信、開催後のフォローと作業が多く、担当者が少ない企業では負担が大きくなりがちです。すべてを社内で抱えず、手が回らない部分だけ外部に任せるという選び方もあります。たとえば、集客と当日の配信だけを任せ、フォローは社内で行うといった分け方です。

外部に依頼するときは、どこまでの作業を任せられるのか、集客にどの手段を使うのか、開催後のデータをどう共有してもらえるのかを確認しましょう。koujitsuのウェビナー運営代行サービスでは、企画から集客、当日の運営、開催後のフォローまでを支援しています。ウェビナー以外の施策と組み合わせて考えたい場合は、BtoBマーケティング施策の選び方の記事も参考になります。

まとめ

ウェビナー集客は、申込を集めるだけでなく、当日の参加、開催後の相談や商談までを一つの流れとして設計することが大切です。まずは対象者、テーマ、開催の目的を決め、既存リストへのメールや自社サイトなど既存の接点を土台に、SNS、Web広告、共催などで新しい接点を補いましょう。

申込を増やすには、告知ページで対象者と得られる内容を分かりやすく伝え、フォームは必要な項目に絞ります。参加率を上げるにはリマインドを計画的に送り、開催後はお礼、アンケート、営業との連携で次の行動につなげます。段階ごとの数字を記録し、落ちている箇所から改善を重ねることが、次のウェビナーの成果につながります。

ウェビナーの集客や運営を見直したい方は、koujitsuにご相談ください。累計1,800社以上の支援実績をもとに、企画から集客、開催後のフォローまで一緒に考えます。
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